Gestion del tiempo estrategias

En el momento actual, y con el auge del teletrabajo, el eficiente manejo del tiempo se ha convertido en un pilar principal tanto para las empresas como para sus empleados.  El tiempo es un recurso muy valioso que requiere de una buena optimización para alcanzar un cierto nivel de productividad y efectividad en los negocios, además de obtener un adecuado balance de vida.

No es fácil encontrar el equilibrio entre la vida personal y laboral ya que no hay una fórmula aplicable a todas las personas. El objetivo de este artículo es brindar a las organizaciones empresariales una orientación práctica para la implantación de una eficiente gestión del tiempo como medio para alcanzar el balance de vida. 

La gestión del tiempo es el proceso de planear y gestionar el tiempo empleado en actividades o tareas concretas, especialmente para aumentar la eficacia, la eficiencia y la productividad.

Existen diferentes técnicas para gestionar eficientemente el tiempo:

• Eliminar las distracciones: Aumentar la concentración mientras se elimina la mayor cantidad de distracciones posibles. Por ejemplo: no atender las notificaciones  del móvil o cerrar la puerta si se trabaja con más gente.

• Realizar una sola cosa a la vez: Concentrarse en una sola tarea aumenta su productividad.

• Lista de tareas: Una lista concreta y breve que ordena las tareas por orden de importancia e identifica los resultados a obtener.

• «Comerse la rana»: Realizar primero la tarea más importante. Para determinar qué tarea es la primera debemos hacer una sencilla pregunta ¿Qué tarea pendiente aportaría más beneficio para el negocio?

• Asegurar las «horas de oro»: Bloquear las primeras horas de la mañana para las tareas más importantes puesto que en dicha franja horaria somos más productivos y creativos.

• Gestión por lotes: Una vez que las tareas más importantes están realizadas y que las «horas doradas» han pasado, debemos empezar a gestionar en lotes las pequeñas tareas de menor importancia que no podemos evadir (p.ej. emails, llamadas), mediante la fijación de una hora determinada (p.ej. 12:00am) para poder gestionarlas todas. Importantísimo responder a tiempo los emails.

• La regla de los 2 minutos: Si localizamos una tarea que podemos resolver en 2 minutos o menos, la hacemos en ese instante y seguimos con lo importante.

• La técnica «Pomodoro»: Delimitar un tiempo de trabajo para, a continuación, tomar otro tiempo delimitado de descanso, es decir:  
• Elegir la tarea a realizar y delimitar un período de 25 minutos.
• Trabajar sin distracciones hasta que se termine el tiempo y descansar durante un intervalo de 5 minutos.
• Repetir otro intervalo de trabajo de 25 minutos. Tras cuatro intervalos, realizamos una pausa más larga de 15 minutos.
• Descanso consciente: Realizar pequeñas actividades de descanso que nos llenen de energía y reduzcan el nivel de estrés como levantarnos del puesto de trabajo por unos minutos, caminar un poco en los descansos o incluso hacer estiramientos.

• Usar una aplicación de calendario: Sincronizar una aplicación de calendario con nuestro dispositivo para recordar tareas/reuniones que no debemos olvidar y gestionar nuestro tiempo libre. Es de suma importancia respetar siempre el tiempo de descanso y ocio.

• Saber decir que no: Decir que no a compromisos innecesarios, distracciones habituales y/o tentaciones es una manera instantánea de liberar más tiempo para lo importante.

• Abandonar: Saber cuándo decir que no a nosotros mismos. En ocasiones, asumimos proyectos que no aportan ningún beneficio y solo nos roban tiempo, por lo que debemos de abandonarlos y liberar así más tiempo para lo importante.

• La regla de tocar «el papel» una sola vez: Se trata de evitar estar parando constantemente otras tareas para reconsiderar repetidamente una tarea. Decidir una sola vez cómo y cuándo llevar a cabo la tarea y no situarla en un segundo plano absorbiendo nuestra energía y motivación.

• Tener un pequeño templo: Un espacio dedicado exclusivamente al trabajo. El sitio ha de estar limpio, ordenado, ajeno a toda distracción y con la posibilidad de ser aislado de todo lo que nos rodea.

• La técnica «Contrarreloj»: Calcular cuánto tiempo nos llevaría realizar la tarea para así poner un cronómetro con un tiempo ligeramente inferior (p.ej. para una tarea de 10 minutos ponemos un cronómetro con un minuto menos). La punzada de estrés positivo para cumplir el reto de terminar la tarea antes de que termine la cuenta atrás, nos incentivará a realizar la tarea.

• Estar motivado en el trabajo: No se puede hacer todo el tiempo algo que se odia y/o que no motiva pues no nos esforzaremos en hacerlo lo mejor posible. Por eso, es importantísimo entusiasmar el equipo y realizar un mentoring adecuado.   

• Dividir las tareas grandes: Convertir una tarea grande y difusa en muchas pequeñas tareas manejables y concretas para combatir la procrastinación y tener la sensación de avance al completar las diferentes pequeñas tareas. Las técnicas de administración de proyectos (p.ej. el diagrama de Gantt) tienen especial relevancia a la hora de dividir un proyecto en tareas mínimas mostrando la duración & comienzo de cada una de ellas.

En cuanto al balance de vida, se trata de la relación proporcional del número de horas de trabajo con el tiempo destinado a la vida privada (como el ocio, el cuidado personal y la vida familiar). Básicamente, se refiere a una gestión satisfactoria del tiempo a fin de dedicar el suficiente tiempo a ambos aspectos.

Crear un equilibrio laboral y personal es un proceso continuo ya que los intereses, las situaciones familiares y la vida laboral cambian. Dicho equilibrio no es fácil de conseguir y depende de un esfuerzo conjunto del empleador y el empleado. Alcanzar la  armonía entre la esfera laboral y familiar comienza con la decisión de trabajar por un equilibrio personal y crear una estrategia de vida para lograrlo:

• Poner metas diarias: Hacer todos los días una agenda de trabajo con objetivos claros y alcanzables. Asegurarse de no proponer más de lo que uno es capaz de realizar en un día.  

• Priorizar tareas: Poner un orden de prioridad a las tareas y concentrarse de una en una.

• Expresarse: Si se siente que el tiempo no es suficiente, debemos advertir al resto del equipo y superiores para solicitar ayuda. 

• Delegar responsabilidades: Repartir las tareas y no cargar con todas las obligaciones tanto en el trabajo como en casa.

• Ser práctico: Entender que los imprevistos e inconvenientes son parte del día a día (las cosas no suceden como uno las planea). Ante este tipo de situaciones, debemos de ocuparnos del asunto sin perder tiempo y buscar soluciones prácticas.

• Aprovechar el tiempo: Evitar la procrastinación o postergar para otro día las tareas que se pueden realizar en la actual jornada laboral.

• Administrar el tiempo: No planificar demasiadas tareas para un mismo día. Tomarse el tiempo necesario para hacer las tareas bien.

• Establecer horarios y límites: Determinar, tanto con los jefes como con los compañeros de trabajo y con uno mismo, qué horas se destinan al trabajo y cuales a la vida personal.

• Saber decir que no: Evaluar las prioridades en el trabajo y en casa para no extralimitarse. No aceptar tareas o reuniones cuando ello comprometa el tiempo de descanso.

• Cuidarse a uno mismo: El bienestar personal debe ser una prioridad siempre y ello significa regalarse tiempo de ocio, alimentarse bien, dormir lo suficiente, etc.

• Desarrollar un sistema de apoyo: Un sistema a doble banda: (i) En el trabajo: unir fuerzas con compañeros que puedan sustituirnos cuando surja un conflicto familiar; (ii) En casa: enumerar los amigos/familiares que puedan colaborar con responsabilidades domésticas cuando se deba hacer horas extras.

• Saber cuándo pedir ayuda profesional: Si sentimos que nuestra vida es demasiado caótica y que no logramos controlarla, debemos consultar nuestra salud mental con un profesional cualificado.

En paralelo, es importante ganar consciencia y recuperar el control para alcanzar un equilibrio saludable y mantener un buen balance. Las consecuencias de un desequilibrio entre el trabajo y la vida personal provocan agotamiento físico, cansancio, estrés y exclusión social, entre otros.

Para ello, debemos analizar periódicamente nuestra situación y prioridades a fin de realizar cambios si ello fuera necesario:

Pregunta n° 1: ¿Por qué trabajas? ¿Tu trabajo actual te produce satisfacción? ¿Te apasiona tu profesión?

Determinar la razón por qué hacemos lo que hacemos. Si nos encontramos satisfechos con nuestra causa (p.ej. ganar dinero para unas vacaciones, crecimiento profesional), estaremos más disponibles a invertir tiempo en el trabajo. 

Pregunta n° 2: ¿Qué es para ti lo más importante en la vida? ¿Qué te hace feliz? ¿Tienes suficiente tiempo para desconectar? ¿Tienes momentos de ocio?

Establecer y definir las prioridades en la vida. Incluso si establecemos nuestra carrera profesional como prioridad primordial, debemos dedicar tiempo a las personas y actividades que nos gusten. Para ello, debemos planificar la semana laboral teniendo en cuenta otras actividades importantes en nuestro día a día (p.ej. hacer deporte, reunirse con amigos).

Pregunta n° 3: ¿Cuál es tu balance ideal? ¿Qué cambios podrías hacer para conseguirlo? ¿Tienes armonía en tu vida?

Reconocer el tiempo que dedicamos al trabajo y al ocio e intentar equilibrar la esfera laboral con la esfera personal. Por ejemplo, podríamos evitar las horas extras, cambiar la trayectoria profesional, comer más sano o hacer más hobbies.

Pregunta n° 4: ¿Tu profesión/trabajo te estresa? ¿Crees que trabajas demasiado? ¿Estás a la altura de las exigencias profesionales de la empresa?

Fijar en una agenda tareas diarias realistas y dar un margen de error en caso de que no cumplamos con las expectativas. De esta manera, podremos corroborar si disponemos del tiempo suficiente y pedir ayuda antes de desmoronar nuestro equilibrio.

Pregunta n° 5: ¿Qué tareas te motivan más? ¿Qué hobbies te ayudan a desconectar? ¿Qué actividades te aportan un extra de endorfinas?

Descubrir qué nos aporta energía y nos hace sentir plenos tanto en el ámbito laboral como en el personal y dedicarle más tiempo en nuestro día a día. Para asegurarnos de recibir ese extra de endorfinas, podemos marcar en la agenda sesiones con horarios inamovibles.

Pregunta n° 6: ¿Dedicas parte de tu tiempo libre a  tus amigos y familia? ¿Eres capaz de desconectar durante los días libres? ¿Es habitual para ti trabajar horas extras?

Las amistades fuera de la oficina nos ayudan a distraernos y a no tratar temas de trabajo fuera de la jornada laboral. Además, la realización de actividades físicas nos ayuda a combatir el estrés y a distraer la mente del trabajo. Es importante que planifiquemos y nos concedemos momentos de descanso.  

Pregunta n° 7: ¿Crees que si no te involucras en un proyecto, éste no sale adelante? ¿No delegas lo suficiente porque no confías en tu equipo?

Identificar que actividades nos hacen perder tiempo para poder centrarnos en nuestras prioridades y asuntos urgentes. Es esencial identificar que tareas pueden ser delegadas.

Pregunta n° 8: ¿Tienes pensamientos positivos cuando te despiertas por la mañana? ¿Sientes estrés al planificar las tareas pendientes? ¿Afrontas la jornada laboral con entusiasmo?

Prestar atención a nuestro equilibrio entre trabajo, vida personal y sueño. En especial, debemos de averiguar cuántas horas de sueño necesitamos realmente para descansar y tratar de dormir lo suficiente.